办公场地

 

当我在给公司办公场所选址时，我究竟该问房东哪些问题?

 

回答这个问题的人，Quora用户Kevin Cronin，他是一名企业房产顾问。

 

对于任何一家公司而言，找到一个合适的办公场所既令人兴奋，也是一件极具挑战的事情。在过去的的几年时间里，我们获得了一些初创公司和小企业客户，帮助他们找到了合适的办公场所。下面这些问题，是绝大多数初创公司在首次选址时需要认真考虑的注意事项：

 

一、我该如何开始?

 

一开始你就要有清晰明确的业务模式和房产目标，然后你需要快速做出决策，才能占据优势。此外你还需要考虑很多重要的因素，比如公司是否会按计划增长，地理位置，交通要求，停车要求，预估场地空间要求，优化场地空间结构，技术要求，以及时间和预算，等等。

 

为了最小化干扰，提高办公场所搜索的效率，你必须从一开始就要明确了解什么是自己真正所需的办公场所，另外也要考虑场地预算和场地规格，并明确选址所需的流程和时间，这样才能确保能够成功寻找、并“占领”一个场地。

 

二、选择办公场所会涉及到哪些人?

 

在公司内部，你需要指定一个项目负责人，他/她要和你单点联系，直接向你汇报工作。如果你不想大动干戈，那么在开始的时候最好能再将IT部门、人力资源部门、以及财务部门纳入到选址工作之中，组成一个团队。而这个团队的领导，应该是一个在企业房产和设施部署领域里非常有经验的人。

 

不仅如此，你要确保能够找到一支顾问团队给你帮忙。一个房地产经纪人或许对你会非常有帮助，因为他可以代表租户，特别是代表初次公司和新创建的公司。初次公司有一些特殊需要，一个出色的房产经纪人不仅可以很好地理解这些需求，而且还能帮助这些公司找到最适合他们的房产业主。另外承租经纪人的薪酬通常是由房产业主来支付的，因此你可以从一个专业的房地产顾问中受益，而且还无需给他们支付酬劳。

 

另外，你最好再找一个有经验的房地产律师，这样不仅能够确保在进行租房谈判时可以让你保持一定的灵活性，而且也能保障相关条款和条件对你有利，并足够公平。绝大多数初创公司在第一次签订租房合同时，房东的态度总是不是很友好，这也会导致很多意想不到的麻烦，此时一个具有成本意识的优秀律师就会给你提供很多帮助，让你避免掉入一些不必要的陷阱之中。

 

三、我应该在什么时候开始启动寻找办公场所的流程?

 

绝大多数初创公司和小企业低估了寻找办公场所所需要的时间和工作流程。要知道，如果你想在短短三十天内找到一个独特的办公室，或是一个联合办公场地，绝不是想象中的那么简单。

 

如果你正在寻找一块待出租的办公场所，那么有很多因素会影响你寻址的进度，包括但不仅局限于如下几个因素：你所需要的办公场所规模，市场条件和可用性，与房东户主的谈判时间，办公场所空间规划，租赁文件，营业许可证，以及装修装潢时间。一般来说，如果你正在寻找的办公场所面积不到1万平方英尺，那么你要把最初设想的截至日期向后延长一段时间，并且只要要给自己留下四到六个月时间来寻找合适的办公场所。如果你寻到的办公场所面积大于1万平方英尺，那么这个时间至少要向后顺延六到十二个月。

 

四、在租赁办公场所的时候，需要哪些类型的财务担保书?

 

如果租房者可以提供一些资质，证明自己的经济条件是有保障的，那么会让房东感觉更放心，也能降低他们的风险。如果租户可以给房东提供一些证明，那么他们就会在众多寻租者中脱颖而出，所以你需要尽可能的让房东了解你公司优秀的财务表现。在租房的时候，你可能会被要求提供一些保证金，或是公司创始人的个人担保，因此在此之前，你需要提前准备好所需的财务资料，纳税申报单，银行账单，或是预付租金(银行信用证)。但是切记，在租赁房屋时如果要为他人提供个人担保证明时，一定要非常小心，因为这很可能会把你的个人资产情况泄露出去。另外一旦你的公司破产，担保人还将承担连带的个人担保责任，其中的风险是非常大的。

 

五、我有哪些选择?

 

你可以评估一下自己的选择：合租，联合办公，转租，直租，等等。房东通常会询问、当然可能也会要求你的租赁期限必须是五到七年。如果是直租的话，有些房东可能会接受三年时间的租赁期限，但是要知道，你的租赁期限越长，自己的选择其实也会更多。

 

如果你准备直接租赁一个办公场所，而且租赁期限也比较长，那么在此之前，你也可以尝试选择合租办公场所作为替代方案，包括与其他公司联合办公，加盟企业孵化器，接受其他公司转租的办公场所，等等。事实上相比于直接租赁一块办公场所，上述这些选择的利弊参半，不过它们的优势是非常灵活，租赁期限长度也可以更短，适合那些不确定租赁期限的初创公司。

 

在一个企业孵化器/加速器，或是行政办公室中，房主通常需要承担多个租户共享办公场所所带来的财务责任风险。你需要尽量避免与其他租户协作，因为这会牵扯很多事情，比如办公场地要求，租户改善及相关成本，选择标准，租赁时长，以及可能涉及的法律责任。所以，有时候你以为合租会比较划算，但结果往往适得其反，不过在你支付费用的时候，最好先算算自己每平米需要花费多少租金，这样可以做到心中有数。

 

另外考虑到自己的创业进度和灵活性，你可能还会考虑到转租。你可以找到一个低于市场价格的转租办公场所，但是其中也各有利弊，比如你会受到很多限制，无法对办公场所进行大刀阔斧的装修改造，诸如此类。即便你是一个转租人，如果承租人在未来一到五年时间内发生财务问题，那么可能会导致你自己去承担相关的损失。

 

六、我究竟需要多大的办公场所?

 

按照经验，你可以从每人200到250平方英尺的办公空间，递减到每人100到150平方英尺。下面有几个步骤，或许会对你判断合适的办公场地大小有所帮助：

 

-你可以按照自己的租约期限，预估一下未来公司的人头数量。你当前要租的办公场所，应该可以满足估算未来员工数量的三分之二，或四分之三，不要把空间算的太死。

 

-寻找一些效率较高的办公场所。比如在办公楼里最好能找一些方方正正的办公室，而不要选择那些角落的地方。要知道在楼层规划和布局时，绝不会有两个完全一样面积的办公室。

 

-在邻近场地寻求终止权利和扩张权利。扩展到邻近的办公场所，不会对你的公司造成太大影响。对企业而言，相邻的办公场地还是不错的。

 

七、我该如何缩小搜索范围?

 

你需要走出去看看每一个可能合适的办公场所，这的确非常浪费时间。下面会为你提供一些关键变量/指标，可以帮助你缩小搜索数量，并提高搜索质量，并把你的搜索结果优化到一个可控范围之内。

 

期限：你的租期越长，你的选择就会更多。不过有些初创公司在签了五年租赁合同之后，结果第一年就发现场地无法满足自己的人员需求了。所以公司创始人应该从多方面考虑，和房东谈一个更加灵活的租赁期限。

 

价格：你不必专注在每平方英尺要花多少租金，而是首先要明确自己的办公场所租金预算和相关费用，包括停车费，公共事业费，清洁费，拆迁费，承租人改善，保险费用，家具以及其他费用。这些预算成本费用都需要在你的考虑范围之内。

 

布局：你需要明白，在一栋大楼里，绝不会有两个完全一样面积的办公室。

 

便利设施：厨房，休息室，共享会议室，食堂，交通，停车率，安全，高速互联网，高品质浴室，甚至是足够的电源插座，这些都是你要进行考量的东西。

 

八、停车状况如何?

 

停车成本会占到你预算的一部分。如果你询问户主，他们通常会说，我们的停车场车位足够了。但是你要明确数量，在签合同的时候，你必须亲自到停车场看看，确定自己可以使用的停车位数量。到很远的地方停车会给你的员工和客户带来很多麻烦，成本也不低。

 

九、我该如何确定办公室的正确位置?

 

确保你手下那些关键员工的办公室位置不要距离自己太远。大多数员工都希望自己的办公室位置能足够方便。另外，如果你的办公室会有客户来拜访，那么还需要考虑是否要划出一块较为隐私的区域出来。

 

(via mashable,译|快鲤鱼)